Если каждый день вы получаете по работе тысячи писем, ваша электронная почта может быстро начать отравлять вам жизнь.

Как же занятые люди справляются с завалом электронной почты?

Генеральный директор Apple Тим Кук читает большую часть из 700 писем, которые он получает ежедневно

Каждый день Кук встает в 3:45 и разбирает почту. По его словам, ежедневно ему приходит от 700 до 800 писем. «И я читаю большинство из них… Да-да, каждый день. Я трудоголик», — сказал Кук.

Иванка Трамп отдельно разбирается с самыми назойливыми отправителями

«Как и со многими вещами в своей жизни, нужно уметь управлять своей почтой, иначе она будет управлять тобой», — считает Иванка Трамп, исполнительный вице-президент по развитию и закупкам компании Trump Organization и глава собственного бренда.

Она применяет следующую тактику: периодически Иванка просматривает почтовый ящик и отмечает, кто пишет ей особенно часто, а именно «длинные пространные письма на темы, которые лучше обсудить при личной встрече». Затем каждую неделю она назначает встречи с такими отправителями, чтобы обговорить текущие вопросы и проблемы.

В дальнейшем такие люди смогут писать ей только по очень срочным вопросам.

«Письма от этих «нарушителей спокойствия» занимают львиную долю моей корреспонденции», — призналась Иванка.

Чтобы получать меньше писем, генеральный директор LinkedIn Джефф Вейнер сам отправляет меньше

Золотое правило Вейнера — хочешь получать меньше писем, сам меньше их отправляй.

В блоге на LinkedIn он написал, что это правило работало для него и на предыдущем месте работы. Когда двое его коллег-любителей электронной переписки уволились из компании, количество входящих писем в его ящике уменьшилось почти на 30%.

«Оказалось, что вся активность в моем почтовом ящике возникала не только из-за их писем, но и моих ответов и сообщений от людей, которые подключались к разговору, — сказал Вейнер. — Когда я это понял, я решил провести эксперимент — писать письма только в случае абсолютной необходимости. В итоге я стал получать меньше писем и наконец-то мог нормально ориентироваться в папке входящих сообщений. С тех пор я придерживаюсь этого правила».

Генеральный директор магазина Zappos CEO Тони Шей нанял целую команду для сортировки электронной почты

Человек, лично знакомый с Шеем, утверждает, что глава Zappos нанял команду из четырех или пяти человек, которая разбирает его электронную почту.

«Мне кажется, официальное название этой команды — «ниндзя электронной почты», — сказал он.

Основательница сервиса Birchbox Катя Бошамп заставляет сотрудников указывать в письмах время для ответа

Birchbox — это сервис подписки на коробки с пробниками косметики. Ее основательница и генеральный директор Катя Бошамп считает, что если заставить сотрудников компании указывать в письмах срок, за который нужно получить ответ, можно здорово сэкономить время.

«Так гораздо быстрее получается расставить приоритеты», — сказала она.

Основатель Microsoft Билл Гейтс получает довольно мало писем, поэтому у него нет проблем с почтой

Гейтс признался, что получает только 40-50 писем в день.

«Так, я могу просмотреть часть днем, а часть вечером. Главное, не забывать, что какие-то письма отложил на потом», — сказал он.

Генеральный директор Amazon Джефф Безос пересылает письма, добавив к ним всего лишь один символ

Каждый раз когда кто-то из клиентов присылает Безосу письмо насчет какой-то проблемы с Amazon, он пересылает его нужному сотруднику добавив всего лишь один символ «?».

«Когда сотрудники Amazon получают письмо от Безоса со знаком вопроса, они суетятся, как будто им прислали бомбу, — пишет издание Businessweek. — Обычно у них есть несколько часов на то, чтобы решить вопрос, отмеченный главой компании, и подготовить подробное объяснение ситуации. Менеджеры проверяют их ответ, а затем передают самому Безосу».

Основательница издания Huffington Post Арианна Хаффингтон придерживается трех запретов касаемо электронной почты

У Хаффингтон есть три простых правила:

Никакой проверки почты за полтора часа до сна.

Не бежать проверять почту сразу же после пробуждения.

Никаких электронных писем во время общения с детьми.

«Перед смертью моя мать разозлилась на меня за то, что я читала электронные письма во время разговора с детьми, — пишет Хаффингтон в своей книге "Будь успешным". — Когда вы замыкаетесь в этом маленьком мире, вы рискуете потерять связь с самыми близкими людьми, включая самого себя».

Генеральный директор AOL Тим Армстронг старается не отправлять слишком много писем по утрам

Бывший руководитель Google очень мало спит. Каждый день он встает примерно в 5 утра, делает разминку, читает, занимается сайтом и проводит время со своей средней дочерью, которая тоже жаворонок, как и он. По его словам, он старается отправлять электронные письма только после 7 утра.

Генеральный директор Etsy Чад Дикерсон использует специальную систему для запоминания контактов

Чад Дикерсон считает, что все нужно систематизировать.

Например, каждый раз когда он знакомится с новым человеком и заносит его контакты в адресную книгу, он отмечает, когда они встретились и что обсуждали. Если Дикерсону нужно написать этому человеку письмо, он может начать с напоминания о том, где они познакомились.

Глава и основатель SMM-агентства Hootsuite Райан Холмс иногда полностью удаляет все письма

Когда его электронный ящик забивается под завязку, Холмс любит объявлять «почтовое банкротство» и удалять все письма, чтобы начать все сначала.

Однако он рекомендует поступать так лишь раз в несколько лет. Кроме того, лучше после этого добавить в свою автоматическую подпись следующие слова: «Простите, что не ответил на ваше последнее письмо. Недавно чтобы улучшить свои навыки общения, я удалил все старые письма».

Председатель совета директоров Alphabet Эрик Шмидт старается быстро отвечать на каждое письмо

В книге «Как работает Google» он пишет следующее: «Лучшие — и самые занятые люди — быстро реагируют на электронные письма. Причем они быстро отвечают не только избранным отправителям, но вообще всем».

Шмидт считает, что даже если вы просто ответите «Понял(а)», ваше общение с человеком улучшится и станет более эффективным.

Основательница компании Zuckerberg Media Рэнди Цукерберг, наоборот, не спешит сразу отвечать на письма

Сестра Марка Цукерберга придерживается двух основных правил:

Она проверяет почту лишь спустя 20 минут после пробуждения.

Она не отвечает на письма, если понимает, что в данный момент слишком эмоциональна.

«Обычно в таких ситуациях лучше перечитать свой ответ и порадоваться, что вы не отправили его сразу», — считает она.

Ларс Далгаард, генеральный партнер венчурной компании Andreessen Horowitz, не разрешает сотрудникам жаловаться друг на друга по электронной почте

В интервью изданию The New York Times Далгаард рассказал, что если он получает жалобу на кого-то из сотрудников, он пересылает ему письмо и пишет что-нибудь вроде «Привет, Ким. Похоже, что у Карла есть что тебе высказать. С нетерпением жду вашей встречи и решения сложившейся ситуации».

По словам Далгаарда, там он показывает сотрудникам, как важно проявлять человечность и высказывать все проблемы в лицо.

«Когда ты смотришь человеку в глаза, ты не сможешь высказать свое недовольство так грубо, как в письме, — поясняет Далгаард. — Я очень стараюсь добиться такого отношения между сотрудниками и вношу в это дело наибольший вклад. Если вам удастся заставить ваших разобщенных сотрудников говорить друг с другом, вы обретете власть в компании».

Том Паттерсон, генеральный директор компании по производству мужского белья Tommy John, вообще не отвечает на письма в течение рабочего дня

Паттерсон установил автоответчик, который сообщает, что тот не отвечает на письма во время рабочего дня. Отправителям приходит следующее сообщение: «Обычно я проверяю почту до 9 утра и после 17:00, поэтому мой ответ может прийти с задержкой. Если у вас срочное дело, пожалуйста, позвоните мне или отправьте SMS».

По словам Паттерсона, так он смог «сильнее сосредоточиться на делах» и «стать влиятельнее».

Джейсон Дорис, генеральный директор австралийского рекламного агентства Atomic 212, запретил в компании использование электронной почты

«Мы отказались от внутренней корпоративной почты», — сказал он.

Дорису надоело, что его сотрудники используют электронную почту, как основное средство общения.

«В чем смысл писать друг другу письма, если вы находитесь в паре шагов друг от друга, и можно просто поговорить?», — недоумевает он.

Для отслеживания задач Дорис и его работники пользуются программой Wunderlist, для обмена файлами — Dropbox, а для всего остального используют обычное человеческое общение.

Исключение составляет лишь рассылка приглашений на мероприятия — их отправляют по электронной почте.

Источник